Headcount planner
Visor Studio · FP&A · Generated September 21, 2026
Headcount planner
Fully-loaded cost by role × quarter, department rollup, headcount timeline.
Roles
| Role | Dept | Base salary | Benefits % | Equity (annual) | Start Q | End Q | Count | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Quarterly cost by department
Summary
Cost per quarter
| Quarter | Q1 | Q2 | Q3 | Q4 | Q5 | Q6 | Q7 | Q8 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Loaded cost | 198,750 | 301,250 | 341,000 | 341,000 | 341,000 | 341,000 | 341,000 | 341,000 |
By department
- Engineering$1,590,000
- Sales$717,500
- Finance$238,500
Qué calcula
Un planificador de plantilla proyecta el personal por puesto y trimestre, y lo convierte en coste totalmente cargado (salario más beneficios sociales, cotizaciones y capital) para que el plan refleje lo que las personas cuestan de verdad y no solo el salario base.
Cómo se calcula
Sitúa los puestos frente a los periodos e indica el trimestre de incorporación previsto para cada uno. Valora cada puesto por el salario base multiplicado por un factor de carga que cubra cotizaciones a cargo de la empresa, beneficios sociales y el gasto por retribución en acciones. Prorratea las incorporaciones según su fecha de alta en lugar de contar un año completo para quien entra en el mes diez. Agrega por departamento para la responsabilidad presupuestaria y sigue la plantilla máxima aparte de la de cierre de ejercicio, porque difieren siempre que haya puestos que finalizan a mitad de año.
Cómo interpretar el resultado
El coste totalmente cargado suele situarse entre un 25% y un 40% por encima del salario base, así que un plan construido solo sobre base infravalora el compromiso real en torno a un tercio. Vigila el escalonamiento más que el total: veinte incorporaciones en el primer trimestre y veinte en el cuarto dan la misma plantilla a cierre y un gasto muy distinto. En la mayoría de empresas las personas son el mayor coste controlable, así que este plan condiciona la cuenta de resultados más que ningún otro input.
Ejemplo resuelto
Doce puestos con una base media de 120.000 suponen 1.440.000 en salarios. Con un factor de carga de 1,32 el coste totalmente cargado es de 1.900.800 si todos entran el primer día. Si escalonas cuatro de ellos al tercer trimestre, el coste del ejercicio baja a unos 1.663.000, mientras que el ritmo anualizado con el que entras al año siguiente sigue siendo 1.900.800.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué debe incluir el factor de carga?
- Cotizaciones sociales a cargo de la empresa, seguro médico y otros seguros, aportaciones a planes de pensiones y retribución en acciones cuando se imputa al departamento. Las comisiones de selección y el equipamiento suelen tratarse como líneas puntuales aparte y no incorporarse a la carga, porque no se repiten cada año.
- ¿Por qué seguir la plantilla máxima por separado?
- Porque condiciona restricciones de capacidad (espacio de oficina, licencias, ratios de supervisión) que la plantilla a cierre oculta. Un equipo que llega a 40 y acaba en 32 necesitó puestos de trabajo para 40.
- ¿Cómo deben tratarse los contratistas?
- Modélalos aparte a su coste real, que no lleva factor de carga pero sí una tarifa mayor. Mezclarlos con la plantilla distorsiona tanto el coste medio por persona como cualquier métrica de productividad medida por empleado.
Conserva este cálculo
Esta calculadora es gratuita y siempre lo será. Una cuenta gratuita guarda tus escenarios para que puedas reabrirlos y ajustarlos, y los planes de pago añaden espacio de trabajo compartido, historial de versiones, comentarios y exportación a Excel.